Sie möchten erfolgreiche eine GV durchführen, es fehlt aber an Ressourcen? Wir haben sie!
Wir gewährleisten professionell den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Wir übernehmen die Vorbereitung, Planung und Organisation, agieren als zentrale Anlaufstelle für alle Beteiligten und stehen am Tag der GV persönlich vor Ort zur Verfügung.
Die Organisation einer professionellen Generalversammlung erfordert zahlreiche Einzelschritte, die unter Einhaltung verschiedener Fristen durchgeführt werden müssen. In unserer Funktion übernehmen wir die zentrale und kompetente Koordination dieser Schritte von der Vorbereitung über die organisatorische Planung bis hin zur Nachbearbeitung. Wir lernen Ihre Unternehmung kennen und holen Ihre Bedürfnisse vorgängig ab, um die Generalversammlung in Ihrem Sinne zu planen und umzusetzen. Wir sorgen für die gesamte Koordination und stellen sicher, dass keine Termine vergessen gehen. Bei Unvorhergesehenem können wir gezielt und effektiv handeln. Am GV-Tag übernehmen wir die professionelle Betreuung vor Ort und sind erste Ansprechperson für sämtliche Fragen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können - Ihre Aktionärinnen und Aktionäre.
Vorbereitung
In einer ersten Phase lernen wir Sie und Ihr Unternehmen kennen. Insbesondere möchten wir wissen, auf was Sie während der Vorbereitungsphase und am GV-Tag Wert legen und welche Bedürfnisse und Tätigkeiten zwingend durch uns abgedeckt werden sollen. Zudem stellen wir gemeinsam mit Ihnen das Projektteam zusammen. Dies besteht aus unseren Experten, welche als Projektleitung fungieren, und, sofern möglich, aus Mitarbeitenden Ihrer Unternehmung.
Planung
Zu einem frühen Zeitpunkt laden wir zum Kick-off-Meeting ein. Dort werden die verschiedenen Aufgabenbereiche, einschliesslich den internen und gesetzlich vorgegebenen Fristen, anhand einer klaren Struktur aufgeteilt und die Meilensteine werden verbindlich festgelegt.
Wir leiten den gesamten GV-Prozess und beraten und unterstützen Sie in sämtlichen organisatorischen Belangen. Wir übernehmen die Koordination aller Funktionäre, arbeiten eng mit Ihrem Aktienregister zusammen und prüfen oder erstellen, sofern gewünscht, die GV-Einladung, die GV-Präsentation und das Drehbuch.
Wir sind im stetigen Kontakt mit dem Projektteam, überwachen laufend den Prozessfortschritt anhand der festgelegten Meilensteine und fungieren als erste Ansprechperson für sämtliche Fragen.
Durchführung
Am GV-Tag sind wir eine der ersten vor Ort und koordinieren die Eintrittskontrolle, in Zusammenarbeit mit dem Aktienregister, das Catering, der Aufbau im Saal und testen für Sie die gesamte Technik. Nach der Präsentation können Sie sich Ihren Aktionärinnen und Aktionären zuwenden, während wir sicherstellen, dass alle administrativen Aufgaben, welche eine durchgeführte Generalversammlung mit sich bringt, professionell und termingerecht erledigt werden. Wir bleiben vor Ort und stehen Ihnen zur Verfügung, bis die Veranstaltung offiziell beendet ist.
Nachbearbeitung
Eine Woche nach dem GV-Tag treffen wir uns mit Ihnen zum Debriefing. Dies hilft uns, um Erfahrungen auszutauschen, Feedback zu geben, zu erhalten und zu reflektieren. Des Weiteren gewinnen wir Erkenntnisse über den gesamten GV-Prozess und können so Verbesserungen für das nächste Jahr identifizieren und festhalten.
Nutzen Sie Ihre Generalversammlung als Visitenkarte für Ihre Aktionäre
Unsere langjährige Erfahrung erlaubt es uns, für Sie eine professionelle GV zu planen. Wir verfügen über die nötigen Ressourcen, um den gesamten Prozess effizient zu leiten. Ihre Mitarbeitenden sind entlastet und können sich wie gewohnt auf das Tagesgeschäft konzentrieren.
Wir sind es gewohnt, einen kühlen Kopf zu bewahren und den Überblick nicht zu verlieren - auch in hektischen Situationen. Sie können auf uns zählen.
Wir freuen uns, Sie kennenzulernen.